Bukan Sekadar Gudang Buku

foto : http://lib.unri.ac.id

GEDUNG dua lantai itu menarik perhatian Eko. Ia mahasiswa Manajemen Sum-berdaya Perairan Fakultas Perikanan Universitas Riau, atau disingkat Faperika UR. Penasaran, ia bersiap masuk ke gedung dengan tulisan Perpustakaan Universitas Riau tersebut. Ingin memasuki gedung bercat paduan orange dan putih itu, ia harus melewati pintu kaca transparan. “Kami kecepatan datang,” ujarnya. Pintu masih terkunci. “Ada yang menarik perhatian didalam gedung ini,” ujar Eko.

Selaku mahasiswa baru angkatan 2014, Eko penasaran dengan gedung yang berisi buku-buku tersebut. Gedung dua lantai ini punya ruangan duduk terbuka dibagian kiri dan kanannya. Sebutannya Taman Digital english corner. Bisa digunakan bagi mahasiswa untuk membaca, berdiskusi ataupun surfing di dunia maya menggunakan jaringan Wireless Fidelity atau WiFi.

Ketika waktunya perpu takaan dibuka—pukul 8 Senin pada Minggu—mahasiswa akan melewati karpet merah dan mendengarkan suara sambutan dari mesin otomatis. Selamat datang di Perpustakaan Universitas Riau ujarnya. Bagi yang baru pertama kali ke gedung ini, dibagian depan telah terdapat alur prosedur yang harus dilakukan untuk mengurus kartu ataupun peminjaman.

Bagi Eko, ia sudah tak sabar untuk melihat koleksi buku disini. Ia segera menuju tempat penitipan tas, lalu meletakkan tasnya didalam loker di sebelah kiri pintu masuk. Ia naiki tangga menuju lantai dua. Tempat buku-buku berada. Sampai dilantai dua, ia harus lakukan scan Kartu Tanda Mahasiswa di alat yang telah tersedia di meja. Petualangan Eko mencari bukupun dimulai.

PADA 1962 Universitas Riau membuat perpustakaan. Hal ini beriringan dengan didirikannya Univer-sitas Riau. Ia berada di kampus UR Gobah, Jalan Pattimura. Kala itu, pertama kali didirikan, luasnya hanya sekitar 100 meter persegi. Pada 1980 luasnya bertambah jadi 500 meter persegi.

Setelah berusia 30 tahun dan pusat kegiatan mahasiswa serta rektorat berpindah ke kampus UR Panam Jalan HR Subrantas Km 12,5, perpus-takaanpun berpindah. Hingga kini bangunan yang jadi gudang ilmu bagi mahasiswa tersebut masih tetap berada di kampus UR Panam.

Dari setiap pergantian pim-pinan dari unit universitas ini, sedikit demi sedikit perpus-takaan juga alami perubahan. Mulai dari zaman kepemimpinan Aswandi Bahar, hingga kini Agus Sutikno.

Masa Aswandi Bahar, ia diberi kepercayaan untuk kelola hingga 2008. Kala itu Aswandi yang telah raih gelar master dalam bidang informasi dan perpustakaan ditawari oleh Muchtar Ahmad—Rektor kala itu—sebagai Wakil Kepala Perpustakaan. Ia menolak tawaran tersebut.

“Kalau jadi wakil, kerja saya jadi nggak maksimal,” ujar Aswandi Bahar. Ia minta Muchtar Ahmad untuk berikan kepercayaan padanya untuk kelola perpustakaan. Walau-pun Rektor kala itu jelaskan ia akan diangkat jadi ketua setelah 3 bulan menjabat. “Saya tidak mau itu jadi bume-rang. Saya ingin kerja yang benar,” tambahnya.

April 2004 Aswandi dapat undangan pelantikan, dan Muchtar Ahmad beri kepercayaan padanya kelola perpustakaan. Usai pelantikan, ia melihat tempat tugas barunya. Hal yang ia pikirkan untuk jalankan perpustakaan ialah buat program pengembangan jangka panjang. “Saya putuskan untuk memfung-sikan perpustakaan jadi pelayanan berbasis online,” jelas Aswandi.

Untuk wujudkan programnya, Aswandi harus mendata segala perlengkapan yang diperlukan. Mulai dari mengusahakan penambahan daya listrik serta peralatan elektronik lainnya. “Waktu itu daya listrik cuma 13 ribu watt,” ujar Kepala Perpustakaan Universitas Riau kelima ini.

Ia juga hitung berapa bola lampu yang diperlukan, lalu penggunaan Air Conditioner atau AC. Komputer yang tersedia di perpustakaan juga dicek. Ia dapati 6 komputer yang ada disana dalam keadaaan rusak. Pengecekan titik jaringan ke Pusat Komputer UR juga ia dapati ada 60 titik. Tujuannya bisa terwujud namun ia harus mencari bantuan dana untuk menambah perlengkapan yang diperlukan. “Sudah dihitung semua daya, ditambah jadi 110 ribu watt dan semua peralatan bisa menyala,” tambah Aswandi.

Aswandi dapatkan informasi bantuan dana dari Asian Development Bank. Mereka harus membuat proposal agar peroleh bantuan dana tersebut. Bantuan sekitar $ 100 ribu, jika dikonversi ke rupiah kala itu mencapai Rp 1 miliar. “Waktu itu kita harus buat proposalnya dalam bahasa inggris,” kenang Aswandi.

Ia kumpulkan staff dan minta mereka kemukakan usulan apa yang dilakukan agar perpustakaan lebih baik. Diskusi tersebut membuahkan sebuah proposal, dimana 3 bulan kemudian dinyatakan jadi nomor 5 terbaik. Sehingga dari 60 perpustakaan di Indonesia yang ajukan usulan, UR jadi satu-satunya di Suma-tera yang memperolehnya. Dengan dana inilah rencana Aswandi mulai dijalankan.

Hal pertama yang dilakukan adalah menambah daya lstrik, tambah jumlah AC dan membeli program online perpustakaan. Aswandi jelaskan program online atau yang disebut lontar itu dibeli dari Universitas Indonesia. Alasan-nya memilih program lokal karena untuk memudahkan jika ada permasalahan deng-an program itu. “Kalau beli diluar negeri, rusak harus melapor kesana. Kalau disini bisa tinggal telepon,” ujar Aswandi.

Pada 2004 lontar sudah mulai digunakan. “Khusus awal untuk bagian sirkulasi buku,” ujar Ajir, Pegawai perpusta-kaan sejak 1993. Karena tahap awal yang menggunakan sistem online masih sirkulasi, maka untuk peminjaman, pengembalian dan pencarian buku masih manual.

Dana dari Asian Development Bank masih kurang untuk meweujudkan sistem perpustakaan lebih baik, Aswandi kembali mencari bantuan. Ia memperoleh bantuan dari universitas setelah ajukan proposal selama 2 tahun. Tahun pertama Rp 400 juta dan kedua Rp 100 juta.

Dapat tambahan dana, ia usahakan ruang kedap suara. Bisa digunakan untuk kegia-tan seminar, ceramah dan acara lainnya. Speaker juga ia letakkan di ruanganuntuk memudahkan memberi peng-umuman kepada pengunjung.

Aswandi sadar, ketika menja-lankan sistem online, ia butuh kerjasama dari seluruh staff. Karena pekerjaan paling berat ialah mengentri data.

Dari sebuah buku, perlu banyak data yang harus diinput. Mulai dari penentuan nomor katalog, misalnya untuk buku Sosiologi Pendidikan. Kalau pendidikan diberi kode 370 dan sosial 300, maka nomor dari buku Sosiologi Pendidikan harus dipikirkan dengan jeli. “Mau dimasuk-kan ke pendidikan, atau sosial, ini yang tidak mudah. Beda dengan toko buku,” ujar Aswandi diselengi tawa.

Ia juga pikirkan berbagai cara untuk memotivasi para staf agar tetap semangat kerja dan menyelesaikan tanggungjawabnya. Entri satu buku butuh waktu sekitar 10 menit. “Belum lagi bereskan bukunya,” ucap Aswandi sembari jelaskan cara entri buku. Ia katakan, kalau karyawan bisa entri data 40 buku sehari itu luar biasa.

Biasanya saat itu, sehari sekitar 20 hingga 25 buku. Masa itu jam kerja pegawai hanya dari pukul 8 hingga satu siang, jadi hanya 5 jam. Belum dihitung istirahat sejenak. Jika dihitung dalam waktu sebulan hanya sedikit buku yang terentri. Namun yang akan didata mencapai jutaan buku. “Kerjanya kecil tapi harus teliti,” paparnya.

Perbaikan demi perbaikan dilakukan oleh Aswandi, hingga masa kepemimpinanya berakhir pada 2007 dan diteruskan oleh Dr Nurhayati, MSc hingga 2011. Dimasa Nurhayati, perbaikan infrastruktur, sumberdaya manusia dan manajemen perpustakaan dilakukan. Anggaran yang memang kecil untuk pengembangan perpustakaan terus diusahakan. “Anggarannya memang kecil, tapi kita coba jalin kerjasama dengan berbagai pihak,” ujar Adi Prayitno kala itu sebagai Pembantu Rektor IV dibidang pengembangan dan kerjasama.

Taman digital Perpustakaan Universitas Riau

Taman digital Perpustakaan Universitas Riau

EKO berjalan menyusuri rak buku. “Mencari yang kami suka,” ujarnya. Mendapatkan buku, ia berjalan menuju meja baca. Sesekali ia melihat keadaan sekitar. Suasana perpustakaan ramai kala itu, ada yang membaca dan ada yang tengah menyelesaikan tugas. “Banyak juga yang berminat masuk perpustakaan,” tambah Eko.

Menurut Endang Murniati, Sekretaris Perpustakaan, rata-rata pengunjung perpustakaan yang datang perharinya sekitar 500 orang. Waktu ramai kunjungan dari pukul 9 pagi hingga 1 siang. Mahasiswapun kini bisa dengan mudah mencari buku yang mereka inginkan. Seroerti teman Eko yang tengah mengetik judul buku yang ia cari dikomputer. Dekat dengan meja baca tempat mereka duduk. “Sudah mudah mencari bukunya karena sudah dikasih tahu letak bukunya,”

Pada 2011 perpusatakaan kembali berganti pimpinan. Kali ini mandat diberikan pada Agus Sutikno. Ia langsung belajar cara mengelola perpustakaan ketika dilantik. “Walaupun bukan bidang yang saya pelajari, namun ini amanah,” paparnya. Sistem yang ia terapkan dalam manajemen perpustakaan ialah ketika temukan persoalan, segera ia cari solusinya. “Ini baru pembenahan,” tambahnya.

Agus juga menerapkan pemikiran bahwa pustakawan bekerja bukanlah untuk dirinya saja, namun untuk seluruh civitas akademika UR. “Saya harus memahami pegawai, melihat keadaan, kemapuan, dan keterbatasan mereka,” ujar Agus. Ia tekankan kunci dari manajemen perpustakaan yang baik disini ialah memaksimalkan pelayanan.

Perubahan pola pelayanan pun mulai diterapkan Agus. Mulai dari bertambahnya koleksi buku serta layanan referensi, karya ilmiah, jurnal dan skripsi online. Di perpustakaan juga ada 3 jurnal yang melingkupi wilayah lokal UR, nasional hingga internasional. “Kita sudah berlangganan dan tinggal diakses di website lib.unri.ac.id,” ujar Agus.

Endang selaku Sekretaris Perpustakaan juga memnambahkan akan ada perubahan menuju pustaka digital. Pelayanan online ditambah dengan berlangganan lebih banyak jurnal, buku ajar dosen hingga buku pendukung bagi mahasiswa.

Agus jelaskan untuk hal itu mereka bertahap buat perubahan manajemen. Mulai dari perpustakaan terpadu yang akan di launching pada Desember. “Perpustakaan hanya satu,” ujar Endang.

Sistem terpadu yang dimaksud ialah dengan satu kartu—Kartu Tanda Anggota atau KTA untuk mahasiswa 2012 kebawah dan Kartu Tanda Mahasiswa atau KTM untuk 2013 keatas—bisa meminjam di perpustakaan yang ada di UR. Jadi mahasiswa FKIP bisa minjam buku di Fakultas Ekonomi atau sebaliknya. “Jika mencari buku obat-obatan maka bisa minjam di perpustakaan Sekolah Tinggi Farmasi atau Stifar juga,” jelas Agus. Batas peminjaman hanya sebanyak 4 judul buku.

Misalnya ada yang pinjam 2 judul buku di Fakultas Teknik dan akan pinjam lagi 3 buku di Fakultas Ekonomi maka secara otomatis akan terblokir karena lebih dari 4 buku. Juga jika satu buku telat dikembalikan maka tidak bisa lakukan peminjaman di perpustakaan UR atau fakultas.

Ia mnceritakan pernah ada mahasiswa yang pinjam buku setahun lamanya. Mahasiswa minta diskon denda buku, namun Agus menjawab itu buku milik mahasiswa bukan milik saya, “Jadi minta diskon dengan mahasiswa bukan milik saya. “Coba pikirkan, dalam setahun itu berapa orang yang bisa pakai buku tersebut. Bagaimana dengan yang tidak bisa meminjamnya?”

Agus menyatakan perpustakaan akan jadi sumber informasi ilmiah bagi mahasiswa. Dengan motto perpustakaan, the best solution the search. Solusi informasi bagi semua kalangan civitas UR.

ADI PRAYITNO berharap perpustakaan jadi icon universitas. Bisa jadi perpustakaan yang besar dengan fasilitas yang lengkap. Buku refrence, teks book pupoler, jurnal makin dileng-kapi tiap bidang ilmu.

Ia menyarankan perlunya pe-ningkatan fasilitas fisik, berupa printer. Akan memudahkan mahasiswa yang akan print jurnal, langsung dari komputer. Gunakan sejenis sistem voucher untuk biaya print, cetak skripsi, dan laporan. Akan lebih murah jika mencetak diperpustakaan. “Tidak perlu kemana-mana,” ujarnya. Adanya ruang diskusi, untuk tidak mengganggu kelompok lain atau orang yang sedang membaca buku.

Josua, pengunjung perpustakaan mengapresiasi peru-bahan perpustakaan. “Sudah bagus,” ucapnya. Kalau dulu perpustakaan hanya buka sampai sabtu, kini hingga hari minggu. “Jadi bagus banget buat mahasiswa,” katanya.

Ia berharap petugas perpus-takaan lebih aktif lagi, karena terbatasnya komputer. Ia katakan petugas jadi tempat ditanyai oleh mahasiswa di ruangan tersebut. “Kadang tidak ada petugas yang berada didekat komputer—pelayanan mandiri,” tambah Josua. Edi Kurniawan, pegunjung lainnya mengha-rapkan adanya peningkatan dalam penyediaan layanan skripsi.

“Secara manajemen sudah bagus,” ujar Aswandi. Ia katakan siapapun pemimpin perpustakaannya wajib bagus. Pertahankan akreditasi yang sudah dimiliki oleh perpustakaan kita.

Siapapun pemimpinnya, perpustakaan harus jadi jatungnya perguruan tinggi. Library in the heart of university.#

Views – 6

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *