Dalam beberapa hari kedepan sistem portal otomatis yang berada di pintu gerbang memasuki kawasan kampus Universitas Riau atau UR akan segera digunakan. Sistem baru untuk masuk kampus ini diterapkan agar dapat meningkatkan keamanan dan ketertiban kampus. Menggunakan tiket kuning ditulisi nomor kendaraan bermotor secara manual akan segera ditinggalkan.
Menurut Ekki Gadafi, Kepala Bagian Umum, Hukum, Tatalaksana dan Perlengkapan atau UHTP, portal gate ini akan segera digunakan kemungkinan dalam beberapa hari lagi. “Kan harus instalasi dan banyak yang harus difixkan. Kita usahakan dalam beberapa hari lagi bisa digunakan,†ujar Ekki ketika diwawancarai diruangannya.
Ekki menjelaskan seluruh mahasiswa dapat masuk ke kawasan kampus dengan menempatkan Kartu Tanda Mahasiswa atau KTM yang dimiliki ke alat sensor. KTM yang datanya telah diinput kedata server dapat masuk. Namun bagi mahasiswa yang belum melakukan input data dengan melakukan tapping card akan terkendala untuk masuk.
“Itu karena data mahasiswanya belum ada diserver. Tapi jangan khawatir untuk sebulan kedepan masih kita layani untuk tapping card,†ujar Ekki. Ia menjelaskan ketika sistem portal otomatis telah berlaku, mahasiswa yang datanya belum terinput dapat melakukan tapping card dipos yang disediakan ditiap gerbang masuk UR ataupun dibagian rektorat. “Kita layani selama sebulan itu, tapi kalau masih ada yang tidak peduli juga dan tidak menginput datanya, ya saya tidak tahu lagi,†tambah Ekki.
Bagi seluruh civitas akademika UR seperti mahasiswa, dosen dan pegawai dapat masuk ke kampus asalkan telah melakukan input data. Bagaimana dengan masyarakat umum? Untuk persoalan ini Rektor UR telah mengeluarkan Surat Keputusan dengan nomor 139/UN19/KU/2014 tentang penetapan tarif/biaya dan tata cara pembuatan kartu Barrier Gate Universitas Riau dan penetapan biaya lainnya bagi kelompok umum. Surat keputusan ini menjelaskan bahwa selain civitas akademika UR yang ingin masuk ke kampus harus membuat kartu, jika tidak maka ia tidak akan bisa masuk ke UR.
Dalam surat keputusan dijelaskan untuk pembuatan kartu ini, dikenakan biaya Rp 100 ribu perkartu. Dengan rincian Rp 19.600 untuk pembuatan kartu dan biaya perawatan serta kebersihan lingkungan kampus sebesar Rp 80.400. Biaya perawatan ini merupakan akumulasi dari biaya perbulannya Rp 6.700 dikalikan 12 bulan. Pembayaran dapat dilakukan dengan melalukan setoran tunai ke bank BNI nomor rekening 0185194287 dan membawa surat pengantar dari UR. setelah melakukan pembayaran, bukti pembayaran diberikan kembali ke pengelola pembuatan kartu.
Adapun persyaratan yang harus dilengkapi oleh masayarakat atau kelompok umum yang ingin memasuki kampus ialah menyerahkan foto berukuran 4×6 sebanyak 3 lembar dan menyertakan fotokopi Kartu Tanda Penduduk atau KTP 3 lembar. Saat menyerahkan persyaratan juga harus memperlihatkan KTP asli dan merupakan warga yang berdomisili di Pekanbaru. Pembuatan kartu ini dapat dilakukan setiap hari selama jam kerja dan menghubungi staff Humas UR.
Selain itu masyarakat yang ingin mengajukan permohonan pembuatan kartu ini dapat mengisi formulir yang bisa didapatkan di bagian Humas rektorat Universitas Riau. Lalu formulir tersebut diserahkan bersamaan dengan persyaratan yang telah ditetapkan lalu membayar biaya pembuatan.
Kartu bagi masyarakat atau kelompok umum ini hanya berlaku selama satu tahun. Setelah masa aktif kartu habis, permohonan pembuatan kartu dapat diajukan kembali dengan melengkapi persyaratan yang sama ketika awal membuat dan turut melampirkan kartu yang masa aktifnya telah habis.
Jika kartu tersebut hilang atau rusak pihak yang bersangkutan diminta untuk membuat surat laporan kehilangan kepada pihak kepolisian dan kembali mengajukan permohonan untuk pembuatan kembali kartu tersebut.
Menurut Ekki dengan berlakunya sistem ini keamanan dan ketertiban kampus bisa menjadi baik. Tidak hanya digerbang masuk UR, kedepannya juga akan diberlakukan hal yang sama untuk tiap fakultas. “Hal pertama yang harus dilakukan adalah menertibkan tempat parkir ditiap fakultas,†tambah Ekki. Dengan adanya tingkat pengamanan yang berlapis, tingkat kehilangan kendaraan bermotor dapat berkurang.
Zulfa Hendri, Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa atau BEM UR berharap dengan adanya sistem baru ini mahasiswa dapat lebih leluasa melakukan kegiatannya dikampus. “Kalau bisa kita beraktifitas 24 jam bisa masuk kekampus ini,†ujar Zulfa.
Ekki membenarkan hal tersebut. Setiap mahasiswa yang memiliki KTM dan datanya telah terinput dapat masuk ke UR. “Yang penting saling menjaga saja. Jangan sampai berbuat yang tidak-tidak,†tambahnya.#Yaya