Wakil Rektor Bidang Akademik Mexsasai Indra teken Surat Edaran (SE) perihal Validasi Data Kelulusan Mahasiswa pada Selasa (5/12). Aturan baru ini diterbitkan untuk syarat Penomoran Ijazah Nasional (PIN) dan proses validasi data kelulusan.
Ketentuan baru ini miliki berbagai rentetan ketetapan. Pertama, mahasiswa yang dianggap lulus adalah mahasiswa yang sudah menyelesaikan proses validasi kelulusan.
Sedangkan untuk mendapati validasi kelulusan, ada beberapa syarat yang mesti terpenuhi. Ialah yang sudah menyerahkan berkas kelulusan ke bagian akademik fakultas. Usainya, pihak akademik fakultas pun mengeluarkan Surat Keterangan Lulus atau SKL mahasiswa.
Operator fakultas kemudian memasukkan data kelulusan tersebut ke aplikasi SIA, dan lakukan penguncian transkip nilai. Lalu akademik fakultas menyerahkan dokumen dan berkas kelengkapan PIN dan Ijazah ke Biro Akademik dan Mahasiswa.
Kampus sudah menetapkan kapan validasi ini harus diselesaikan. Untuk mahasiswa semester ganjil berakhir tanggal 30 Januari mendatang, sedangkan mahasiswa genap di 30 Juli nantinya.
Mahasiswa yang tidak melakukan validasi, ujian akhirnya akan dibatalkan. Dan harus membayar Uang Kuliah Tunggal atau UKT kembali disemester berikutnya. Sedangkan mahasiswa yang belum melakukan validasi di penghujung masa studinya, Fakultas ataupun Pascasarjana merekomendasikan untuk mengeluarkan SK Drop Out.
Pernyataan tersebut tertulis dalam SE bernomor 34939/UN19/TU.00/01/2023.
Mexsasai ujarkan berbagai dasar dari ketetapan ini dibuat. Ia bilang adanya validasi berguna untuk mendorong ketertiban administrasi kelulusan mahasiswa. Dimana ketertiban ini harapnya mendapati apresiasi dari kementerian.
Selain itu, menjadi sorongan untuk mahasiswa agar studi yang ditempuh selesai tepat waktu. Kemudian untuk melihat status pembayaran mahasiswa terhadap UKT.
Ringkasnya, pengerjaan administrasi validasi ini selain untuk mendapati ijazah namun juga untuk melihat aturan keuangan administrasi pada mahasiswa.
Ujarnya lagi, proses administrasi berpengaruh pada status eligible dan non eligible di laman Pangkalan Data Pendidikan Tinggi atau PDDdikti. Jika tidak buat pengurusan administrasi, status mahasiswa di PDDdikti bertuliskan non eligible atau masa studi sudah habis.
“Di tahun 2024 kita akan upayakan data administrasi mahasiswa bersih dan dapat meraih penghargaan,” tambah dia.
Pun jika pengurusan validasi ini lambat dilakukan, Mexsasai ujar pihak rektorat masih dapat mengusahakan membantu. Namun tentunya, akan ada banyak dokumen admisnistrasi yang dikeluarkan. Misalnya surat kebenaran dokumen atau data pendukung lainnya.
“Masih dapat kita usahakan, namun administrasi tersebut juga terbilang ribet,’” ucapnya.
Kebijakan baru ini belum dapat diterima langsung begitu saja. Anggie mahasiswa Fakultas Perikanan bilang tidak mempermasalahkan adanya kebijakan baru ini. Namun ujarnya ketentuan validasi ini juga harus didukung dengan adanya kemampuan staf di tiap biro.
“Tak perlu bolak balik antara Biro Jurusan dan Biro Akademik,’’ ujar Anggie.
Senada itu, ada juga Febri yang terkendala karena peraturan tersebut. Febri hanya bisa pasrah dan memendam kesedihan, lantaran berubahnya aturan ini bertepatan di detik-detik jelang ia wisuda.
Pasalnya, Mahasiswa Fakultas Teknik ini sudah ikuti sidang kompre sebelum Juli berakhir. Dalam artian ia dan rekan-rekannya saat itu tak perlu untuk membayar UKT lagi, jika menengok surat keputusan rektor sebelumnya.
Namun saat ia tengah mengurus pengajuan wisuda, pihak fakultas meminta Febri membayar UKT dulu.
Ia pun bertandang ke rektorat, melaporkan keluhan. Pihak rektorat ujarkan tidak perlu membayar UKT sebab mereka masih memegang surat keputusan rektor yang lama. Namun fakultas masih gigih supaya Febri lakukan pembayaran UKT dahulu.
Febri juga sudah mengirimkan aduan ke Badan Eksekutif Mahasiswa Teknik. Namun saat ini belum ada jalan keluar.
“Sistem validasi kelulusan ini sangat merugikan kami, karna informasi mengenai ini belum disampaikan secara menyeluruh di Fakultas Teknik,” ucap Febri.
Ia pun ujarkan tidak mempermasalahkan validasi itu dilakukan. Namun harapnya tak secepat ini. “Tidak apa-apa dilakukan validasi kelulusan, tapi jangan semester ini, dan saya sendiri berharap uang UKT nya dapat dikembalikan,” tutupnya.
Penulis: Nola Rahma Aulia
Editor: Ellya Syafriani