Sejak awal pandemi, layanan Perpustakaan UNRI beralih ke dalam jaringan. Dari kesepuluh perpustakaan fakultas, hanya tiga yang telah terintegrasi ke perpustakaan universitas. Sisanya menyelenggarakan pelayanan secara mandiri.
Oleh Rio Eza Hananda
Rari Anggraini kesulitan mencari buku referensi untuk menyelesaikan tugas akhir. Mahasiswi Fakultas Pertanian ini sudah kepikiran bisa mencari-cari buku dan skripsi yang ada di perpustakaan fakultas. Namun itu tak bisa dirasakannya. Lantaran hampir seluruh perpustakaan fakultas di Universitas Riau tak membuka layanan langsung. Pelayanan beralih ke dalam jaringan.
Bukan tanpa usaha, Rari sudah menyiasatinya pakai internet. Ia hanya terkendala, tak semua jurnal dan skripsi di pranala dapat diakses secara cuma-cuma.
“Mahasiswa harus membeli lagi buku-buku tersebut. Padahal, di fakultas kan ada,†keluh mahasiswi angkatan 2017 ini.
Hal yang serupa juga dirasakan oleh Kania Purbasari. Sudah lama ia melihat perpustakaan di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) selalu tutup. Kania cerita, pernah suatu waktu ia mendatangi perpustakaan pusat—Perpustakaan Universitas Riau—hendak mencari buku kuliah, di sana ia kebingungan dengan sistem pelayanan online yang baru baginya. Sebagai solusi lain, ia kadang mengandalkan referensi dari internet saja.
“Alur masuk ke perpustakaan lebih diinformasikan dengan detail dan disosialisasikan lebih masif,†harap mahasiwi FMIPA ini.
Bagi Adithia Devin, pelayanan perpustakaan secara online justru memudahkan mahasiswa. Mahasiswa Teknik Mesin ini kerap mencari buku kuliah di perpustakaan ketimbang di internet. Hanya saja ia menilai informasi peminjaman buku secara online ini belum banyak diketahui mahasiswa
“Sistem online saat ini sebenarnya mempermudah mahasiswa. Cuma, informasi ini [peminjaman buku secara online] belum diketahui secara merata. Itupun karena kebetulan ke sana, makanya saya tahu,†ungkap Adithia.
Akhir Februari lalu saya berkunjung ke Perpustakaan UNRI. Siang itu, suasana terlihat lengang dari biasanya. Beberapa kertas pengumuman tertempel di bagian pintu masuk. Di dalam hanya dua orang pegawai berjaga, tak jauh dari pintu. Tak satupun mahasiswa saya temui hari itu.
Saya berjalan menuju ruangan Kepala UPT Perpustakaan—Edyanus Herman Halim. Namun hari itu, Edyanus tak berada di ruangannya. “Pak Edi gak masuk, masih sakit,†kata salah seorang pegawai di situ. Lalu mengarahkan saya menemui Kepala Bidang Pelayanan.
Seorang perempuan paruh baya tengah bekerja di depan komputer. Ialah orang yang dimaksud pegawai tadi. Ajir—Kepala Bidang Pelayanan Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Universitas Riau.
Pandemi Covid-19 turut merubah model pelayanan di perpustakaan. Bila keadaan normal, pengurusan bebas pustaka, peminjaman dan pengembalian buku dilakukan secara langsung tatap muka. Kini semua itu beralih ke sitem online.
Begitu juga penyerahan berkas tugas akhir. Mahasiswa cukup menyerahkan berkas tugas akhirnya melalui surel ke alamat tugasakhir.unri@gmail.com. Sementara untuk layanan bebas pustaka, bisa diakses melalui admpustaka.unri.com. Peminjaman dan pengembalian buku dilakukan melalui sirkulasi.unri@gmail.com.
Ajir jelaskan, mahasiswa yang akan meminjam buku dapat mengakses Online Public Acces Catalogue atau OPAC. Di situs ini pemustaka dapat melihat daftar buku yang tersedia. Setelah dapat buku yang akan dipinjam, selanjutnya isi elektronik formulir peminjaman.
“Nanti ada petugas pelayanan menjawab, apakah buku itu ada atau tidak. Jika ada, akan dibalas kepada peminjam dan disuruh datang untuk mengambil buku,†jelas Ajir.
Bagaimana Pelayanan di Perpustakaan Fakultas?
Sudah setahun lebih pandemi melanda negeri. Sejak maret 2020 lalu, kegiatan belajar mengajar di Universitas Riau beralih ke dalam jaringan. Pelayanan perpustakaan juga terdampak.
Kesepuluh perpustakaan cabang di tiap-tiap fakultas punya kebijakan masing-masing. Ada yang telah beralih ke sistem pelayanan online secara penuh. Banyak juga yang masih menyelenggarakan pelayanan tatap muka.
Misalnya Perpustakaan di Fakultas Teknik (FT). Mahasiswa di sana dapat mengakses peminjaman buku yang terhubung langsung ke perpustakaan universitas. Hasnidar Koordinator Cabang Perpustakaan FT katakan, saat ini baru tiga fakultas yang melayani peminjaman buku antar fakultas. Diantaranya FT, Fakultas Kedokteran (FK) dan Fakultas Pertanian (FP).
Nantinya mahasiswa teknik dapat meminjam buku ke pepustakaan kedokteran ataupun ke Pertanian. Begitu pula sebaliknya.Dengan mengakses lib.unri.ac.id, mahasiswa ketiga fakultas itu otomatis terhubung ke domain yang sama dengan perpustakaan pusat.
“Sekarang, mahasiswa diarahkan untuk peminjaman buku yang sudah terhubung dengan perpustakaan pusat. Dalam waktu 1×24 jam akan dikonfirmasi dengan WhatsApp,” katanya.
Pernyataan Hasnidar dibenarkan oleh Gusti Mayasari. Pegawai di Perpustakaan FK itu katakan sistem peminjaman online sudah terpadu dan terhubung ke perpustakaan pusat. Akan ada saling kontak untuk mengonfirmasi peminjaman.
Sementara pengurusan surat bebas pustaka, mahasiswa diminta mengirimkan permohonan melalui surat elektronik yang ditujukan kepada Gusti. Sedangkan untuk skripsi, mahasiswa hanya perlu memperlihatkan judulnya saja. “Untuk membaca di tempat, saya batasi. Kalau rame saya nggak kasih,†ujarnya.
Di Fakultas Pertanian, Yurnalis hanya melayanai mahasiswa seorang diri. Kata dia, beberapa pegawai sudah pensiun. Ia mengakalinya membuka perpustakaan dengan selingan hari. Satu hari buka dan satu hari berikutnya tutup.
Berbeda dengan tiga fakultas ini, beberapa fakultas lain masih melayani secara mandiri. Perpustakaan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam buat pelayanan secara manual. Pelayanan urusan perpustakaan sudah layaknya biasa, sebelum pandemi. “Kami sudah bisa melakukan kegiatan perpustakaan seperti biasanya, berbeda dengan sebelum Ramadan kemarin, kecuali bagian surat-menyurat dan administrasi,†tutur Indriyeni Koordinator Cabang Perpustakaan FMIPA.
Serupa juga dengan Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB). Yuli Astuti selaku koordinator jelaskan, belum ada sistem online di perpustakaan FEB. Mereka masih bekerja secara manual. “Kita sudah mengajukan sistem online ini kepada fakultas. Mudah-mudahan bisa memberikan peralatan yang sesuai untuk pelayanan online.â€
Fakultas Hukum (FH) juga sudah mulai melayani mahasiswa secara langsung. Halima Indah, Staf Koordinator Cabang Perpustakaan FH paparkan adanya jadwal piket untuk pelayanan secara langsung di fakultas. Jika ada pegawai yang berhalangan hadir, maka ia wajib cari penggantinya.
Perpustakaan Cabang Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan melayani mahasiswa secara tatap muka. Hadriani selaku koordinator keluhkan, kendala bukan hanya dialami mahasiswa saja. Perpustakaan pun merasakannya.
“Kami sempat melakukan sistem pelayanan secara online, tetapi mengalami kesulitan dalam memantau mahasiswa dari fakultas lain,†ujarnya.
Lain lagi dengan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP). Selama pandemi, pelayanan untuk membaca di perpustakaan ditiadakan. Pelayanan yang tetap dibuka tatap muka seperti penyerahan skripsi, surat bebas pustaka, surat keterangan unggah Jurnal Online Mahasiswa. Selain itu, melayani peminjaman dan pengembalian buku. Semua layanan dibatasi waktunya.
“Hanya pelayanan surat-surat saja dan waktu pelayanan pun mahasiswa harus menjadwalkan terlebih dahulu,†jelas Bonyamin Ritonga Koordinator Cabang Perpustakaan FISIP.
Perpustakaan Cabang Fakultas Keperawatan (FKp) ternyata juga alami kendala tersendiri. Thamrin Hasan, Koordinator Cabang Perpustakaan FKp jelaskan, fakultasnya membuat sendiri pelayanan secara online dalam bentuk pranala WhatsApp dan surel yang sudah disebarkan. Namun, perpustakaan FKp belum terhubung dengan perpustakaan pusat. Hanya terhubung untuk katalog dalam pranala OPAC.
Mahasiswa yang ingin meminjam skripsi di perpustakaan harus mengisi pranala satu hari sebelumnya. Selang sehari, mahasiswa bisa datang untuk memeriksa peminjaman. Jika buku yang dminta tersedia, pegawai akan meletakkannya di atas meja dalam ruang baca khusus.
Perpustakaan Cabang FKp punya empat orang pegawai. Tiga di antaranya bekerja di kantor, satu orang lagi bekerja dari rumah. Jadwal bertugas pun dibagi, ketiganya bekerja secara bergantian. Dalam merencanakan perpustakaan terpadu, butuh sarana dan prasarana. Alat untuk membaca kartu mahasiswa, salah satunya.
“Kami masih menggunakan barcode yang diberikan Fakultas Keperawatan,†terang Thamrin.
Terakhir, Perpustakaan Cabang Fakultas Perikanan dan Kelautan (FPK). Aryen Wildani sebagai koordinator jelaskan bahwa peminjaman dilakukan secara online terpadu dari pustaka pusat. Kini, Perpustakaan FPK sementara tak melayani seperti biasa.
“Kami di sini belum bisa menyediakan layanan peminjaman buku, karena masih ada kasus Covid. Mungkin menunggu keputusan dari pusat dulu untuk kami agar bisa menyediakan layanan baca dan pinjam,†jelas salah satu staf perpustakaan.#